Política de Privacidad

Esta política explica cómo tratamos los datos personales en ClaudIA , conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

1. Responsable del tratamiento

2. Dos situaciones distintas

Es importante distinguir dos casos, porque la normativa los trata de forma diferente:

a) Cuando ClaudIA es responsable. Cuando visitas nuestra web, pides una demo o usas el panel como salón cliente, ClaudIA decide cómo se tratan esos datos y es la responsable. Esta política se refiere principalmente a estos casos.

b) Cuando ClaudIA es encargada. Cuando un salón usa ClaudIA para atender a sus clientes, los datos de esos clientes finales son responsabilidad del salón. ClaudIA los trata por cuenta del salón, como encargada, según el contrato firmado con él. Si eres cliente de un salón y quieres ejercer tus derechos, dirígete al salón; nosotros le asistiremos.

3. Qué datos tratamos y con qué finalidad

4. Datos que recibimos a través de los canales de mensajería

Cada salón cliente conecta a ClaudIA sus propios canales de mensajería, entre ellos su cuenta de WhatsApp Business. A partir de ese momento, ClaudIA atiende los mensajes que sus clientes le envían.

A través de esos canales recibimos el número de teléfono y el nombre de perfil de quien escribe, el contenido de los mensajes y los archivos que se adjuntan (fotos y notas de voz). Estos datos se utilizan únicamente para atender la consulta y gestionar la cita: identificar al cliente en la ficha del salón, comprobar la disponibilidad de la agenda, reservar, modificar o cancelar la cita, y enviar los recordatorios de las citas confirmadas.

En este tratamiento el responsable es el salón y CLAUDIA TECH, S.L. actúa como encargada, conforme al contrato de encargo de tratamiento firmado con él.

No vendemos ni cedemos estos datos a terceros, no los utilizamos para publicidad ni para elaborar perfiles con fines comerciales, no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial y no se cruzan entre negocios distintos: cada salón accede únicamente a los datos de sus propios clientes.

La información se aloja en infraestructura ubicada en la Unión Europea (Fráncfort). Para prestar el servicio intervienen además los proveedores que conectan esos canales —entre ellos Unipile (Unión Europea) y, en el caso de WhatsApp, Meta Platforms Ireland Ltd.—, que actúan como encargados o subencargados con las garantías exigidas por el RGPD. Algunos de ellos pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo; el apartado 6 detalla ese punto, y el salón cliente dispone de la lista completa de subencargados como anexo de su contrato.

5. Base legal

• Ejecución de un contrato o medidas precontractuales: para atender tu solicitud de demo y prestar el servicio que contratas.
• Consentimiento: para enviarte comunicaciones comerciales. Puedes retirarlo cuando quieras.
• Interés legítimo: para la seguridad de la plataforma y la mejora de nuestros servicios, ponderando siempre tus derechos.
• Obligación legal: cuando una norma nos obligue a conservar o comunicar datos (por ejemplo, obligaciones fiscales).

6. ¿Con quién compartimos los datos?

Para prestar el servicio recurrimos a proveedores que actúan como encargados, con los que tenemos firmados los contratos exigidos por la normativa. Con carácter general, los datos se alojan en servidores de la Unión Europea (Fráncfort). Los proveedores de esa infraestructura —base de datos y alojamiento de la aplicación— están establecidos fuera del Espacio Económico Europeo aunque los datos residan en la Unión Europea, por lo que sus transferencias se amparan en Cláusulas Contractuales Tipo (art. 46 RGPD). Algunos proveedores de inteligencia artificial, voz o mensajería, así como el proveedor de analítica web Google (Google Analytics y Google Tag Manager, este último solo previo consentimiento), también pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, amparándose en las garantías del RGPD (Cláusulas Contractuales Tipo y/o el marco UE-EE. UU. de protección de datos).

Para el cobro de las suscripciones utilizamos Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda, y Stripe, Inc., EE. UU.) como proveedor de servicios de pago: trata los datos de facturación y del medio de pago del salón cliente, con las garantías del RGPD para las transferencias fuera del EEE. Los datos completos de tu tarjeta o cuenta los recibe Stripe directamente; nunca se almacenan en nuestros sistemas.

7. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?

Conservamos los datos mientras dure la relación contigo y, después, durante los plazos legalmente exigidos. Cuando dejes de ser cliente, los bloquearemos y suprimiremos según nuestros plazos de conservación.

Los archivos adjuntos que se intercambian en las conversaciones (fotos y notas de voz enviadas a través de los canales de mensajería del salón) se conservan en nuestros sistemas un máximo de 90 días y después se eliminan automáticamente. Esta supresión afecta únicamente a la copia alojada en nuestro servicio; el mensaje original permanece en la cuenta de mensajería del salón, ajena a nosotros.

8. Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a hola@claudiatech.es. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud.

9. Cómo eliminar tus datos

Si eres cliente de un salón que usa ClaudIA, tus datos son responsabilidad de ese salón. Puedes pedir su eliminación de dos formas: escribiendo directamente al salón, o enviándonos un correo a hola@claudiatech.es indicando el salón y el número de teléfono desde el que escribiste. Trasladaremos la solicitud al salón y le asistiremos para atenderla en el plazo legal de un mes.

Si eres un salón cliente, puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y de todos los datos asociados escribiendo a hola@claudiatech.es desde la dirección con la que te diste de alta. La eliminación se completa en un plazo máximo de 30 días, salvo los datos que debamos conservar por obligación legal (por ejemplo, la facturación).

Con independencia de cualquier solicitud, los archivos adjuntos intercambiados en las conversaciones se eliminan automáticamente de nuestros sistemas a los 90 días.

10. Datos de tu cuenta de Google (sincronización con Google Calendar)

Un salón cliente puede conectar su Google Calendar para que las citas que ClaudIA gestiona aparezcan también en su calendario. Es opcional: si no se conecta, nada de este apartado ocurre. Este apartado describe el tratamiento de los datos de esa cuenta de Google.

A qué datos accedemos. Únicamente al permiso «Ver y editar eventos de tus calendarios» (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events), y solo sobre el calendario principal de la cuenta conectada. Con él leemos y escribimos los eventos de ese calendario: título, descripción, fecha y hora de inicio y fin, e identificador del evento. No accedemos a Gmail, a Contactos, a Drive, a la lista de calendarios, a los permisos de uso compartido del calendario ni a ningún otro producto de Google. No pedimos permisos de solo lectura adicionales ni acceso a otros calendarios de la cuenta.

Cómo usamos esos datos. Con una sola finalidad: mantener sincronizada la agenda del salón. Cuando se reserva una cita en ClaudIA, se crea el evento correspondiente en el calendario; si la cita se cambia de hora, se actualiza; si se cancela, se elimina; y se leen los eventos existentes para no ofrecer un hueco que ya está ocupado. No usamos los datos de Google para publicidad, ni para elaborar perfiles, ni para venderlos o cederlos, y no se emplean para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros.

Con quién se comparten. Con nadie con fines propios. Los datos de eventos se guardan en la infraestructura que aloja ClaudIA (base de datos y alojamiento de la aplicación, con los datos residentes en la Unión Europea — Fráncfort), cuyos proveedores actúan como encargados del tratamiento por cuenta nuestra y bajo contrato, sin poder usarlos para nada más. No se comparten con anunciantes, ni con intermediarios de datos, ni con otros clientes de ClaudIA: cada salón accede exclusivamente a su propia agenda. Solo se comunicarían a una autoridad cuando una norma lo exija.

Cómo se protegen. Las comunicaciones viajan cifradas (HTTPS/TLS) y los datos se almacenan cifrados en reposo. Los tokens de acceso y actualización de Google se guardan cifrados, no se muestran en ninguna pantalla ni se registran en los registros de actividad, y se usan únicamente desde el servidor. El acceso está restringido por roles, con aislamiento entre negocios, y el personal autorizado está sujeto a deber de confidencialidad.

Cuánto se conservan y cómo se eliminan. Los datos de eventos y los tokens se conservan solo mientras la conexión con Google esté activa. El salón puede desconectar Google Calendar en cualquier momento desde su panel, o revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google: en ambos casos eliminamos los tokens y los datos de eventos sincronizados en un plazo máximo de 30 días. Al darse de baja del servicio ocurre lo mismo. Los eventos que ya estén en el calendario del usuario permanecen en su cuenta de Google, que es suya y ajena a nosotros. También puede pedir la eliminación escribiendo a hola@claudiatech.es.

Inteligencia artificial: los datos de Google no llegan al modelo. ClaudIA redacta sus respuestas con un modelo de lenguaje de un tercero (Anthropic, plan de empresa a través de su API). Ningún dato procedente de las API de Google se le envía, ni en bruto ni agregado ni anonimizado. La separación es de diseño y se puede auditar en el producto: de un evento del calendario del usuario, el asistente solo puede llegar a saber que una franja horaria está ocupada o libre —un cálculo de disponibilidad que se hace íntegramente en nuestro servidor y que solo produce horas—; el título y la descripción de ese evento se guardan para enseñárselos al salón en su propio panel y no se incluyen jamás en lo que se envía al modelo. Tampoco se usan datos de Google, de ninguna forma, para crear, entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros.

El uso que ClaudIA hace de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado (Limited Use). En los términos en que Google pide que se declare: «The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.»

11. Cookies

Usamos cookies técnicas (necesarias) y, únicamente si prestas tu consentimiento, cookies analíticas de Google Analytics para medir el uso de la web. Puedes aceptarlas, rechazarlas o retirar tu consentimiento en cualquier momento desde «Preferencias de cookies», en el pie de página. Tienes todos los detalles en nuestra Política de Cookies.