Cómo pasar tus clientes desde tu programa actual (o tu cuaderno) sin perder nada

Cuando alguien decide no cambiar de programa, casi nunca es por el programa. Es por el historial: los cuatro años de fichas, la fórmula de color del cliente de los viernes, las notas que dicen «no le gusta el flequillo corto». La sensación de que cambiar es empezar de cero, y de que empezar de cero con quinientos clientes es una semana tecleando.

No lo es. Cambiar de programa es un archivo que sale de un sitio y entra en otro, y lo que de verdad hay que mirar no es cuánto tarda, sino qué se conserva, qué no, y qué hace el programa nuevo con los repetidos. Esta guía va de eso.

Paso 1: sacar tus clientes de donde están

Si usas un programa de gestión (Booksy, Fresha, Treatwell, cualquiera): todos tienen en su panel una opción para exportar la lista de clientes a un archivo CSV, que es una hoja de cálculo sencilla. Suele estar en Clientes o en Ajustes, con un nombre tipo «Exportar». Si no la encuentras, pídesela a su soporte: es un derecho tuyo, no un favor.

Lo que suele venir en ese archivo: nombre, teléfono, email, a veces fecha de nacimiento y notas. Lo que no suele venir: las citas futuras y, según el programa, el historial de visitas.

Si no tienes programa y llevas a tus clientes en la agenda del teléfono: se traen igual. En Android, la aplicación de Contactos exporta todo a un archivo; en iPhone hay que pasar por iCloud, porque la aplicación no deja exportarlos todos de golpe. El panel de ClaudIA te da las instrucciones exactas según tu teléfono, paso a paso.

Paso 2: subir el archivo y marcar quién es cliente

En el panel, en Clientes, subes el archivo. Aquí hay un detalle que separa una importación seria de una ingenua: todo entra desmarcado y tú marcas a quienes son clientes. Parece lento y es lo contrario: en tu agenda también están el fontanero, el banco y los proveedores, y si entran te ensucian la lista y las cuentas.

Hay un buscador para ir rápido. Marcas, confirmas, y la cartera queda cargada. Diez minutos.

Paso 3: los repetidos, y por qué importa la clave

Un cliente que ya te había escrito por WhatsApp antes de importar tiene ya una ficha. Si la importación no lo detecta, acabas con dos «Ana López» y con el historial partido en dos.

Lo normal es deduplicar por teléfono: es el dato que WhatsApp usa y el que casi todo el mundo tiene bien. Pero si tu archivo viene con emails impecables y teléfonos a medias, deduplicar por email puede ser mejor para tu caso. Un programa serio te deja elegir la clave y te enseña qué fichas se van a unir antes de tocar nada. Y si aun así se cuela un duplicado, se fusionan después desde la propia ficha.

Lo que no se trae, y qué hacer con ello

• •Las citas futuras. Se vuelven a dar de alta. Es media hora si tienes la agenda de la semana delante, y a partir de ahí las nuevas entran solas.
• •El historial de visitas, según de dónde vengas. Algunas exportaciones lo incluyen y otras no. Lo que sí puedes traer siempre son las notas: la fórmula, las preferencias, lo que apuntabas al cobrar.
• •Los bonos vivos. Se dan de alta a mano con las sesiones que queden. Son pocos y conviene revisarlos uno a uno.

Lo que la ley te pide (y el programa hace solo)

A quien traes de la agenda o de otro programa no le has pedido permiso para mandarle promociones. Por eso, a quien llega por importación, ClaudIA no le manda ninguna comunicación comercial —ni campañas, ni «hace tiempo que no vienes», ni avisos de puntos— hasta que esa persona te escriba o le crees una cita. Los recordatorios de sus citas sí le llegan, porque eso es atender, no vender. Lo exige la ley y lo hace sola.

Y si algún día te vas

La prueba de que un programa respeta tus datos no es cómo los trae: es cómo los deja salir. Desde tu panel te descargas la cartera y la agenda entera, todas las citas pasadas y futuras, en un archivo que se abre en cualquier hoja de cálculo. Sin permanencia, sin avisar con meses de antelación y sin estar al corriente de pago. Cada exportación queda anotada, para que puedas responder quién se llevó la lista si algún día lo necesitas.

Cambiar de programa no es empezar de cero. Es un archivo que sale y entra. Lo que sí es empezar de cero es seguir en uno que no te deja salir.