Qué información NO debe pasar por un asistente automático en un salón

Un asistente que atiende el WhatsApp de un salón ve muchas cosas: quién escribe, cuándo, qué pide, qué foto manda. Es lo que le permite atender bien. Pero hay información que no debe guardar, otra que no debe repetir y otra que no debe pedir nunca, y la diferencia entre un asistente serio y uno peligroso está justo ahí. Esta es la lista, con lo que hace ClaudIA en cada caso.

1. Las notas privadas de la ficha

«No le gusta el flequillo corto», «pregunta siempre por su perra», «paga tarde». Son oro para atender bien, y son para ti. Un asistente puede usar las preferencias de trato para hablar con naturalidad; lo que no puede hacer es repetírselas al cliente ni mencionar lo que tú apuntaste para el equipo.

En ClaudIA hay dos cosas distintas en la ficha: las preferencias de trato, que el asistente usa con naturalidad, y las notas privadas, que son solo del salón y no entran nunca en lo que contesta.

2. Los datos de salud

Alergias, embarazo, la prueba de sensibilidad del tinte, medicación. En un salón aparecen, porque un servicio lo requiere. Pero son datos de salud, con protección reforzada en el RGPD, y una conversación de WhatsApp no es el sitio donde guardarlos.

Lo correcto: el asistente puede avisar de que un servicio necesita prueba de sensibilidad previa y ofrecer cita para ella; las alergias y la fecha de la prueba se apuntan en la ficha, desde el panel y por una persona. Lo que no debe hacer un asistente es interrogar sobre salud por chat ni guardar respuestas de salud en el historial de mensajes.

3. Las tarjetas y el dinero

Nunca por chat. Si cobras señal, se cobra con un método que no pase por la conversación (en España, Bizum) o con un enlace de pago seguro del proveedor, donde el número de tarjeta lo recibe el proveedor de pagos y no tu programa. Un asistente que pide «mándame el número de tarjeta» está pidiendo un dato que no puede proteger, y te está poniendo a ti en el lugar de quien lo guardó.

4. Las fotos

Una cliente manda la foto del look que quiere, o de su pelo ahora. Es útil: orienta el servicio. Lo que hay que saber es cuánto tiempo se guarda esa foto y dónde. En ClaudIA, las fotos y las notas de voz de las conversaciones se conservan un máximo de 90 días en nuestros sistemas y después se borran solas; el mensaje original sigue en el WhatsApp del salón, que es tuyo.

Y una regla de oficio, no de ley: el asistente orienta con tus precios a partir de la foto, pero no cierra un precio por foto. Eso se decide con el pelo delante.

5. Lo que le cuentas a un cliente de otro cliente

Parece obvio y pasa: «¿A qué hora tiene cita Marta?», preguntado por quien no es Marta. Un asistente debe hablar con cada persona solo de sus citas. Lo mismo con las familias que comparten teléfono: una ficha por persona, y cada una ve lo suyo.

6. Lo que se usa para entrenar

Es la pregunta que conviene hacer a cualquier proveedor: ¿los chats de mis clientes se usan para entrenar el modelo? La respuesta correcta es que no, y que esté escrito. En ClaudIA los datos de los negocios no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros, no se venden, no se ceden y no se cruzan entre negocios distintos. Está en la política de privacidad y en el contrato de encargado del tratamiento que se firma al empezar.

7. Las comunicaciones a quien no las pidió

A quien traes de tu agenda de contactos o de otro programa no le has pedido permiso para mandarle promociones. La ley lo dice claro, y un asistente serio lo hace solo: a quien llega por importación no le manda ninguna comunicación comercial hasta que esa persona te escriba o le crees una cita. Los recordatorios de sus citas sí, porque eso es atender.

Cómo saber si tu proveedor lo hace bien

Tres preguntas bastan. ¿Dónde están los datos y con qué contrato? (Unión Europea y contrato de encargado, con la lista de empresas que intervienen.) ¿Se usan para entrenar? (No, por escrito.) ¿Me los puedo llevar? (Sí, desde el panel, sin permanencia.) Un proveedor que responde las tres sin buscar en la web tiene el tema pensado. Uno que no, no lo tiene, y los datos son de tus clientes.