Agenda inteligente: 6 pruebas que debe pasar tu asistente

Cuando una dueña de salón le pregunta a una IA qué asistente elegir, la respuesta casi siempre acaba en la misma lista de comprobaciones: ¿entiende un tinte con tiempo de exposición?, ¿encadena corte y color?, ¿qué pasa si alguien cambia la cita o llega tarde?, ¿puedo bloquearle una franja? Son exactamente las preguntas correctas. Un asistente que contesta mensajes hay muchos; uno que gestiona las horas libres de tu agenda como lo harías tú es otra cosa.

Aquí van las seis pruebas, cada una con un caso real de peluquería y lo que hace ClaudIA en cada una. Úsalas en cualquier demo, la nuestra incluida.

Prueba 1 · El tinte con exposición: el sillón ocupado, tus manos libres

El caso. Una decoloración con matiz: 90 minutos en la agenda. De esos, 20 son de aplicación, 60 de exposición y 10 de aclarado. Tus manos trabajan media hora; el cliente ocupa el sillón hora y media.

Lo que tiene que pasar. Durante esos 60 minutos tú puedes atender a otra persona, y el cliente que está con el color no puede tener otro servicio encima.

Lo que hace ClaudIA.

• •En Servicios escribes los tres tramos en minutos —aplicación, exposición y acabado—, o aceptas la propuesta que ClaudIA trae ya puesta para tintes, mechas, balayage, decoloraciones, permanentes y alisados.
• •La agenda dibuja la exposición como un rato distinto, con trama, y la cita que entra dentro se ve a media anchura: de un vistazo sabes qué pasa en cada sillón.
• •Cuando alguien pide un corte, un flequillo o unas cejas, ClaudIA ofrece también las horas que caben dentro de esa exposición, como horas normales, con un pequeño margen a cada lado y una sola cita por espera.
• •Y aplica la regla que muchos sistemas se saltan: la exposición libera a la profesional, nunca al cliente. Mientras su color actúa, esa persona no puede tener un lavado, una manicura o un corte con otra compañera a la vez. ClaudIA se lo ofrece a continuación.

Las cuentas completas de esa facturación, aquí.

Prueba 2 · Corte y color en la misma visita

El caso. «Quiero color, corte y peinado el sábado a las once.»

Lo que hace ClaudIA. Reserva los tres servicios encadenados, cada uno empezando donde acaba el anterior y cada uno con una profesional que lo hace. Antes de reservar nada comprueba que el bloque entero cabe:

• •Antes del cierre. Si a las once no cabe todo, no reserva medio combinado: contesta cuál es la última hora a la que entran los tres seguidos.
• •Dentro de un mismo turno. En un horario partido, el combinado cabe entero en la mañana o en la tarde; nunca queda el color antes de comer y el corte después.
• •Con las salas y los aparatos libres, si el servicio los necesita.

Y si uno de los eslabones falla —la profesional del corte no trabaja a esa hora—, la cadena se para ahí y ClaudIA ofrece otra hora para todo junto. El cliente sale de la conversación con su visita completa, y tú con la agenda cuadrada.

Prueba 3 · Un cambio de cita que libera una hora

El caso. El martes a las nueve, un cliente escribe: «¿Puedo pasar mi cita del jueves al viernes?»

Lo que hace ClaudIA. Localiza su cita, busca hora el viernes, la mueve y le confirma la nueva. En ese mismo momento la hora del jueves se ofrece sola a la primera persona de la lista de espera que encaja con ese servicio, ese día y esa profesional.

Cuando el cambio lo haces tú —desde la agenda o por WhatsApp—, el trabajo de avisar también es de ClaudIA:

• •Si cambia la hora o el día, el cliente recibe un mensaje con la cita nueva. Entre las nueve de la noche y las ocho de la mañana el aviso espera a una hora decente, salvo que la cita sea tan pronto que no dé tiempo.
• •Si solo cambias quién le atiende, a la misma hora, a ese cliente no le llega nada: la cita que conoce sigue igual.
• •Si cancelas, le avisa de la cancelación y la hora libre va a la lista de espera.

Prueba 4 · El cliente que llega tarde

El caso. Son las 10:05 y un cliente con cita a las diez escribe: «Voy con veinte minutos de retraso, lo siento».

Lo que hace ClaudIA. Encuentra su cita de hoy aunque ya haya empezado, le contesta en el momento y avisa al equipo en el teléfono de avisos. La decisión de cómo encajarlo es tuya, porque solo tú sabes si ese día cabe:

• •Alargas o mueves la cita desde la agenda, en un gesto, y ves al instante qué se desplaza detrás.
• •O se lo dices a ClaudIA por WhatsApp: «mueve la de las once a las once y media».
• •Cada cliente cuya hora cambie recibe su aviso con la hora nueva. Tú decides; ella avisa a todo el mundo.

Prueba 5 · Tus instrucciones especiales

El caso. El jueves por la tarde tienes formación. Laura come de dos a tres. Los alisados solo los hace Laura. Y los clientes nuevos llevan un poco más de margen.

Lo que hace ClaudIA.

• •Bloquear una franja. Desde la agenda, o por WhatsApp con el Modo Mando: «bloquéame el jueves por la tarde». Te enseña la propuesta con las horas exactas y la ejecuta cuando confirmas. Ese rato desaparece de lo que se ofrece por chat, por teléfono y en tu página de reserva. Las citas que ya estaban dentro se quedan, y te dice cuántas son para que decidas.
• •La pausa de cada profesional. El horario de cada persona admite turno partido: la comida de Laura es suya, y nadie le da una cita a las dos y cuarto.
• •Quién hace qué. Cada profesional tiene sus servicios. Si los alisados solo los hace Laura y Laura trabaja de mañana, los alisados se ofrecen de mañana, sin escribir ninguna regla más.
• •Lo que es de tu casa. El resto de normas —cómo quieres que se presente, qué pedir antes de un color— se le dejan escritas en sus instrucciones y las tiene en cuenta en cada conversación.
• •Y mandas tú. Desde el panel puedes meter una cita donde el sistema dice que no cabe: te pregunta «¿la guardo igual?» y la marca como forzada.

Prueba 6 · La lista de espera inteligente

El caso. El sábado está lleno. Tres personas querían mechas ese día. A las ocho de la mañana alguien cancela la de las doce.

Lo que hace ClaudIA. Comprueba que la hora sigue libre en la agenda de esa profesional y la ofrece por WhatsApp a una sola persona: la que pidió ese servicio ese día, con esa profesional si la pidió, y que quería una hora cercana; entre iguales, la que lleva más tiempo esperando. Si contesta, ClaudIA le reserva la hora en la misma conversación y su espera se cierra sola. Si en unas horas no contesta, la hora pasa a la siguiente, sin que a nadie se le repita la misma oferta.

Se apuntan escribiendo, llamando o desde tu panel, y de madrugada no se despierta a nadie: la hora que se libera a las tres sale a las ocho, si sigue libre. Todo el circuito, paso a paso.

Lo que mira ClaudIA antes de darte una hora

Esa es la diferencia entre un asistente que contesta y uno que gestiona: el primero te pasa mensajes, el segundo te devuelve horas facturables. Si quieres ver cómo se reparte el trabajo entre varias profesionales, sigue por la agenda con varios profesionales.