Cómo elegir un sistema de fichaje para tu peluquería

Con el nuevo decreto del registro horario en el horizonte, medio sector está buscando "sistema de fichaje" a la vez. Y ahí fuera hay de todo: apps gratuitas que no aguantarían una inspección, terminales caros que nadie usa, y hojas de cálculo disfrazadas de solución. Este artículo es tu filtro: ocho preguntas que separan lo que cumple y sirve de lo que te dará un disgusto. Vale para evaluarnos a nosotros y a cualquiera.

Las 8 preguntas antes de decidir

1. ¿Es realmente inalterable? La pregunta número uno. Si tú (o cualquiera) podéis editar un fichaje pasado sin que quede rastro, no cumple el nuevo decreto y es vulnerable en una inspección. Pide que te enseñen qué pasa cuando se corrige un fichaje: debe quedar huella de quién, cuándo y por qué.

2. ¿Cómo se corrige un error? Porque los habrá: alguien olvida fichar la salida. Un buen sistema no te deja "borrar y reescribir": exige una corrección con acuerdo de las dos partes (empresa y trabajadora) y la deja registrada. Eso, que parece incómodo, es justo lo que te protege.

3. ¿Fichar es rápido de verdad? En un salón se ficha entre clientas, con prisa. Si fichar cuesta más de dos toques, tu equipo dejará de hacerlo bien en una semana. Prueba el flujo real antes de contratar.

4. ¿Contempla jornadas partidas y varias profesionales? El salón típico tiene turnos partidos (mañana y tarde) y equipo. El sistema debe sumar los tramos del día y distinguir a cada persona sin líos.

5. ¿Saca el informe para la Inspección en un clic? Cuando llegue el requerimiento —a veces con plazo de 24-48 horas—, necesitas el registro completo al instante, no una tarde reconstruyéndolo. La Inspección es un examen con el temario publicado: que tu sistema te lo apruebe solo.

6. ¿Evita la biometría? Si te ofrecen lector de huella o reconocimiento facial, cuidado: la biometría está restringida por la Agencia de Protección de Datos y el borrador del decreto la prohíbe salvo excepciones. PIN, tarjeta o app son las vías seguras.

7. ¿Dónde viven los datos y quién responde del RGPD? Son datos de tus trabajadoras. El proveedor debe ofrecerte un contrato de encargado de tratamiento y guardar los registros de forma segura, dentro de la UE preferiblemente.

8. ¿Se integra con lo que ya usas o es un programa más? Aquí está el ahorro oculto. Un sistema de fichaje separado es una cuenta más, una app más, una factura más. Si el fichaje va dentro de la herramienta que ya usas para la agenda y el WhatsApp, tu equipo no aprende nada nuevo y tú no pagas dos veces.

Los tres errores caros

El "gratis" que sale caro: apps gratuitas que resultan editables (no cumplen) o que un día cierran y te llevas tus datos regular. El terminal de huella: caro, incómodo y con problema de protección de datos. El Excel de siempre: cómodo hoy, sanción mañana — es exactamente lo que el nuevo decreto viene a eliminar.

Nuestra parte, con la misma vara

En ClaudIA el fichaje va dentro del asistente que ya atiende tu salón: tu equipo ficha en el modo kiosco de la tablet o desde su móvil, los registros son inalterables con huella de cada cambio, las correcciones exigen acuerdo de ambas partes, el informe para la Inspección sale en un clic, y no hay biometría. Va incluido desde el plan Pro — sin ser una cuenta ni una factura aparte. Y como está pensado desde cero para salones, fichar cuesta dos toques entre clienta y clienta.

Elijas lo que elijas, quédate con la pregunta 1: si se puede editar sin rastro, no te sirve. Todo lo demás es comodidad; eso es cumplir la ley.